Gli inviti sono determinanti in quanto hanno il compito principale di informare sul tema della festa di compleanno. L'invitato deve sapere come vestirsi e cosa portare. L'argomento della festa deve già trasmettersi dai biglietti di invito, richiamando personaggi, costumi, caratteristiche tipiche dell'argomento scelto, che sarà il tema centrale del momento di ritrovo.
L'organizzazione di feste di compleanno a tema è un'attività che richiede attenzione e impegno su più fronti, in quanto anche la location, il rinfresco e la musica, dovranno rispettare i canoni della tematica principale, la quale potrà essere un periodo storico, un luogo geografico, una professione, un ambientazione caratteristica.
Nella pianificazione del rinfresco sarà opportuno considerare anche le esigenze alimentari degli invitati: i cibi e le bevande dovranno essere consone all'età dei partecipanti, così come anche eventuali servizi accessori. L'organizzazione di feste a tema non può prescindere dall'essere valutata sulla base di coloro i quali parteciperanno all'evento: organizzare una festa di compleanno a tema per bambini della scuola di prima infanzia, è nettamente diverso dal proporre un evento festoso per ragazzi di seconda media.
Questo principio dovrebbe guidare qualsiasi attività organizzativa e anche la parte musicale dovrà rispettare quanto più possibile il target degli invitati e l'argomento della festa.
Una variabile importante è il luogo in cui si terrà l'incontro: stabilire un numero di invitati è un buon inizio per poter scegliere un posto idoneo, comodo, pratico e privo di possibili pericoli.
Ecco alcune idee.